4 نصائح مفيدة فى تنسيق Google sheets

4 نصائح مفيدة فى تنسيق Google sheets

Google sheets formatting|بالنسبة للكثيرين منا ، يعد Microsoft Excel أداة نشأنا عليها ، مما جعله مرشحًا طبيعيًا لأي مشروع يتضمن الأرقام والصيغ. يستخدم العديد من المقدرين الكهربائيين في الصناعة برنامج Excel لتقدير مجمل عملية التقدير الخاصة بهم ، أو لجزء منها على الأقل ، مثل ناتج عمليات الإقلاع الآلي ، الجاهزة لتعيين التكاليف.

اليوم ، مع عمل الكثير منا عن بعد ، ازدادت شعبية إصدار Microsoft عبر الإنترنت من Excel. ولكن حتى مع هذا العرض المستند إلى السحابة ، يفضل العديد من المقدرين الحديثين استخدام جداول بيانات Google. بالإضافة إلى كونها مجانية للاستخدام ، تم تصميم جداول بيانات Google "السحاب أولاً" ، مما يمنحها تجربة مستخدم أكثر ودية قليلاً. نعم ، ربما تفتقر إلى بعض الإمكانات الأكثر تعقيدًا المطلوبة إذا كنت تستخدم مئات الملايين من الخلايا (على عكس حد الخلايا البالغ خمسة ملايين خلية في جداول البيانات) ولكن بالنسبة للمستخدمين الأساسيين إلى متوسطي المستوى ، فهو حل قوي ومجاني.

سواء كنت دائمًا من محبي جداول بيانات Google ، أو أجريت التبديل مؤخرًا ، فإن الأمر يستحق أن تتعلم بعض نصائح التنسيق لزيادة كفاءتك.


هنا ، سنأخذك من خلال أربع نصائح مفيدة يجب أن يعرفها كل مستخدم لGoogle sheets.

4 نصائح مفيدة حول تنسيق Google sheets

1. التنسيق الشرطي في جداول بيانات Google

في حين أن اسم "التنسيق الشرطي" قد يبدو وكأنه فن غامق ، فإن التنسيق الشرطي هو الطريقة التي تساعدك في تحقيق حالات الاستخدام المفيدة هذه:

قم بتحويل لون الخلية إلى لون معين إذا تم استيفاء شرط (على سبيل المثال ، تم إدخال استجابة "YES" وتتحول الخلية إلى اللون الأخضر لإعلامك بأن المهمة قد اكتملت)

لإعلامك بما إذا كنت قد أدخلت القيمة نفسها مرتين (إذا كانت البيانات المكررة ستكون غير صحيحة لمشروعك)
لتنبيهك إلى حقيقة أن الخلية فارغة (إذا كان من المفترض بالفعل أن يتم ملؤها)
فيما يلي خطوات كيفية استخدام التنسيق الشرطي لإعداد جدول بيانات Google الخاص بك لأي من الخيارات المذكورة أعلاه.

حدد الخلايا الخاصة بك | Google sheets

قم بتمييز قائمة الخلايا التي ترغب في تضمينها في القاعدة في ورقتك. في هذه الحالة ، نستخدم جميع الخلايا الموجودة في العمود "F" من جدول بيانات التقدير.

بعد ذلك ، اختر خيار التنسيق الشرطي ضمن علامة التبويب "تنسيق".

حدد المشغل الخاص بك | Google sheets

ستحتاج هنا إلى اختيار المشغل "إذا كان هذا إذًا" الذي سيؤدي إلى تغيير تنسيق الخلية الخاصة بك. هنا ، نريد أن تتحول الخلية إلى اللون الأحمر إذا كانت فارغة (حتى نتمكن من التحقق مما إذا كان هناك شيء ما قد فات ضمن التقدير). ضمن "قواعد التنسيق" ، سنحدد "تنسيق الخلايا إذا كانت فارغة" كمشغل.

اختر نمط التنسيق | Google sheets

بعد ذلك ، سنحتاج إلى اختيار نمط التنسيق. يمكنك هنا اختيار أحد الأنماط المحددة مسبقًا (نستخدم خلفية حمراء كرسالة نمط تنبيه) ، أو يمكنك إنشاء التنسيق الخاص بك باستخدام "تنسيق مخصص".

حدد "تم"

بمجرد إعداد التنسيق ، انقر فوق "تم" ويمكنك أن ترى تلقائيًا على ورقة التقدير تحول لون الخلايا إلى اللون الأحمر الفارغة. في بعض الحالات ، سيكون هذا جيدًا نظرًا لعدم الحاجة إلى معلومات ، ولكن في حالات أخرى يسمح لي بالعودة إلى تقديري ومعرفة مكان فقد المعلومات ، أو إعادة إضافة هذا إلى أداة الإقلاع الخاصة بي لإرسال عدد جديد (شيء ما والتي يمكن القيام بها بسهولة عن طريق إعادة معالجة المشروع في Countfire).

تظهر المعلومات المفقودة في خلية من خلال تحولها إلى اللون الأحمر
بمجرد أن تعرف كيفية القيام بنوع واحد من التنسيق الشرطي ، يصبح الآخرون بهذه البساطة. قم بتغيير المشغل وخيار التنسيق ويمكنك أتمتة الكثير من عمليات الفحص والتنسيقات إلى جدول البيانات الخاص بك دون أي عمل يدوي.

2. اختصارات تنسيق جداول بيانات |Google sheets

في كونت فاير ، نحن من أشد المعجبين باختصارات لوحة المفاتيح. لدينا أيضًا صفحات داخل موقع wiki الخاص بشركتنا ، مخصصة لمساعدة فريقنا على تعلم الاختصارات التي ستوفر لهم الوقت في البرامج التي نستخدمها داخل الشركة.

في Google Sheets ، نفس الشيء صحيح. تساعدك الاختصارات على العمل بشكل أسرع ودون الحاجة إلى الماوس في كثير من الحالات. فيما يلي اختصارات جداول بيانات Google الأكثر استخدامًا لتبدأ:

حدد العمود

Ctrl + Space (Mac & PC)
حدد صفًا

Shift + Space (Mac - وإذا لم تكن متأكدًا من نوع "Shift" على نظام Mac ، فسيكون السهم يشير لأعلى أسفل caps lock)
Shift + Space (الكمبيوتر الشخصي)
أدخل ارتباط

Command + k (ماك)
Ctrl + k (كمبيوتر شخصي)
تنسيق كرقم عشري

Ctrl + Shift + 1 (Mac & PC)
الانتقال إلى بداية الصف

Fn + سهم لليسار (Mac)
المنزل (كمبيوتر)
الانتقال إلى نهاية الصف

Fn + سهم لليمين (Mac)
نهاية (كمبيوتر)
إذا كنت قد ربطت بالفعل هذه الاختصارات الأساسية للذاكرة ، فهناك دائمًا الكثير لتتعلمه. تحقق من هذا الدليل للحصول على القائمة الكاملة.

3. نسخ الصيغ ولصقها|Google sheets

هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى نسخ الصيغ ولصقها من خلية إلى أخرى. بعض الأسباب التي يمكننا التفكير فيها هي توفير الحاجة إلى تنسيق كل خلية على حدة ، ولضمان الاتساق. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى الخلايا تحتوي على رقم عشري من نقطتين ولكن الباقي يحتوي على رقم مكون من نقطة واحدة فقط ، فسوف تشعر بعدم الاتساق ولن يكون من السهل مسحه. إليك كيفية تضييق التنسيق:

انسخ باستخدام أداة تنسيق الرسام

للنسخ فوق صيغة ، حدد أولاً الخلية التي تم تطبيق الصيغة الصحيحة عليها. ثم حدد "تنسيق الرسام" باستخدام رمز بكرة الطلاء كما هو موضح هنا:

قم بتغيير التنسيق باستخدام أداة بكرة الطلاء في أوراق Google

حدد الخلية التي تريد نسخ الصيغة إليها

الآن ببساطة انقر فوق الخلية التي تريد نسخ الصيغة إليها. سترى الخلية تتغير تلقائيًا إلى نفس التنسيق السابق. يمكنك أيضًا استخدام أداة معادلة الطلاء عبر خلايا متعددة في وقت واحد وستلتقط أي قيم متطرفة وإضافتها إلى نفس التنسيق.

4. تنسيق النص|Google sheets

بفضل رسومات PDF المنسقة بشكل سيئ ، أو مجرد مشروع تم إدخاله على عجل ، قد تتطلب أحيانًا جداول بيانات Google الخاصة بك بعض التدبير المنزلي لجعلها "العميل جاهزًا". إذا كانت إحدى المشكلات هي أن النص قد تمت إضافته بصيغة غير متسقة (على سبيل المثال ، كل الأحرف الكبيرة أو كلها صغيرة أو ما تسميه "جداول البيانات" "Proper Case" مما يعني أن الحرف الأول من كل كلمة مكتوب بحروف كبيرة) ، يمكنك تصحيح ذلك باستخدام ما يلي طريقة:

ابحث عن خلية فارغة وأنشئ الصيغة الخاصة بك

حرك المؤشر إلى خلية فارغة ثم اكتب إحدى الصيغ أدناه ، متبوعة بالخلية التي تريد تغييرها إلى نمط حالة الأحرف العلوي أو السفلي أو المناسب.

=upper(c1)

=lower(c1)

=proper(c1)

حدد إدخال مرة واحدة مكتوبًا وسترى أنه تم نسخ خليتك الأصلية ولكنها الآن بالتنسيق الصحيح.

انسخ الصيغة الخاصة بك (القيمة فقط)

حدد الخلية حيث تتم كتابة نسختك الآن بالتنسيق الصحيح وحدد "نسخ". ثم انتقل إلى الخلية الأصلية حيث تريد تغيير النص ، وانقر بزر الماوس الأيمن واختر "لصق خاص> لصق القيم فقط". هنا ، يجب أن ترى أنه قد تم نسخ خليتك الآن بالتنسيق الصحيح.

قم بلصق القيم في جداول بيانات Google فقط
بالطبع ، يعد هذا أمرًا رائعًا لخلية واحدة أو خليتين ، ولكن لتغيير تنسيق قائمة الخلايا ، قد يستغرق وقتًا طويلاً. في هذه الحالة ، قد ترغب في تثبيت ما تسميه جداول بيانات Google "وظيفة إضافية".

حدد علامة التبويب الوظائف الإضافية في الشريط العلوي وحدد "الحصول على الوظائف الإضافية". إذا لم تتمكن من رؤية علامة التبويب "الوظائف الإضافية" ، فمن المحتمل أنه ليس لديك إذن بتعديل جدول بيانات Google هذا ، أو أن هذا الإعداد تم تطبيقه بواسطة المشرف.

أداة إضافية في Google Sheets
بمجرد أن تكون لديك القدرة على تثبيت وظيفة إضافية ، يمكنك حينئذٍ البدء في استخدام شيء مثل ChangeCase والذي سيسمح لك بتغيير كميات كبيرة من الخلايا كلها بضربة واحدة ، مما يوفر الكثير من الوقت.

افكار اخيرة

على الرغم من أن تنسيق جداول بيانات Google قد يبدو معقدًا للوهلة الأولى ، إلا أن الألم قصير المدى يستحق العناء في تحقيق مكاسب طويلة المدى لزيادة الكفاءة والإنتاجية. من خلال تعلم بعض النصائح والحيل البسيطة ، يمكنك العمل بذكاء والحصول على مزيد من التقديرات في الوقت المحدد.

يمكنك الدخول الى جوجل شيت من هنا Google sheets

تعليقات



حجم الخط
+
16
-
تباعد السطور
+
2
-